Chi phí tuyển dụng không chỉ là tiền đăng tin, mà gồm mọi khoản bạn bỏ ra để có một người đi làm và ở lại. Nếu chỉ nhìn số hồ sơ nhận được, bạn dễ chọn nhầm kênh rẻ nhưng ít người đến làm. Bài này hướng dẫn lập ngân sách, tính chi phí mỗi người tuyển thành công và so sánh các kênh bằng một công thức thống nhất.
1. Chi phí tuyển dụng gồm những khoản nào?
| Nhóm chi phí | Ví dụ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Chi phí kênh | Đăng tin trả phí, quảng cáo, phí giới thiệu | Ghi theo từng kênh |
| Chi phí thời gian nội bộ | Giờ làm của người đăng tin, gọi điện, phỏng vấn | Quy đổi ra tiền theo giờ công |
| Chi phí tổ chức | Địa điểm phỏng vấn, in ấn, đi lại, khám sức khỏe nếu doanh nghiệp chịu | Chỉ tính khoản thực chi |
| Chi phí thưởng giới thiệu | Thưởng cho người giới thiệu thành công | Nếu có chính sách |
| Chi phí đào tạo ban đầu | Thời gian kèm cặp, vật tư học việc | Có thể tính riêng |
Chi phí tuyển dụng nội bộ có cần tính vào ngân sách không? Có. Thời gian của chủ hoặc người phụ trách cũng là chi phí, dù không chi tiền mặt. Nếu không tính, bạn sẽ thấy kênh miễn phí có vẻ rẻ hơn thực tế.
2. Cách tính chi phí mỗi người tuyển thành công
Chi phí mỗi người = Tổng chi phí tuyển trong kỳ ÷ Số người vào làm (và còn làm sau mốc bạn chọn)
Hãy thống nhất ba điều trước khi tính:
- Phạm vi: tính cho một vị trí, một kênh hay toàn doanh nghiệp.
- Kỳ đo: một đợt tuyển, một tháng hay một quý.
- Mốc thành công: người nhận việc, đi làm đủ 1 tuần hay còn làm sau 1 tháng. Mốc dài hơn phản ánh đúng chất lượng hơn.
Ví dụ giả định, không phải số liệu thực tế: một đợt tuyển chi 2.000.000 đồng cho kênh và 1.000.000 đồng quy đổi thời gian nội bộ, có 5 người vào làm và còn làm sau 1 tháng. Chi phí mỗi người = 3.000.000 ÷ 5 = 600.000 đồng.
3. Lập bảng ngân sách theo kênh và đợt tuyển
| Kênh | Chi phí dự kiến | Số hồ sơ | Người đến phỏng vấn | Người vào làm | Chi phí mỗi người |
|---|---|---|---|---|---|
| Kênh A (ví dụ) | [điền] | [điền] | [điền] | [điền] | [tính] |
| Kênh B (ví dụ) | [điền] | [điền] | [điền] | [điền] | [tính] |
| Giới thiệu nội bộ | [điền] | [điền] | [điền] | [điền] | [tính] |
Bảng trên để bạn tự điền số liệu của doanh nghiệp. Bài không nêu giá dịch vụ của bất kỳ kênh nào, vì mỗi nơi có mức phí khác nhau; hãy hỏi trực tiếp và ghi lại. Lập ngân sách dự kiến trước mỗi đợt, rồi so với chi thực tế sau đợt.
4. So sánh chi phí với tỷ lệ đến làm và duy trì nhân sự
Tuyển nhiều hồ sơ nhưng ít người đến làm nên đo thế nào? Hãy theo dõi cả phễu tuyển dụng, không chỉ số hồ sơ:
| Chỉ số | Cách tính |
|---|---|
| Tỷ lệ đến phỏng vấn | Số người đến ÷ số người hẹn |
| Tỷ lệ nhận việc | Số người đồng ý ÷ số người được mời |
| Tỷ lệ đi làm đúng ngày | Số người đến ÷ số người hẹn đi làm |
| Tỷ lệ còn làm sau 1 tháng | Số người còn làm ÷ số người vào làm |
| Chi phí mỗi người còn làm | Tổng chi phí ÷ số người còn làm sau mốc chọn |
Một kênh có nhiều hồ sơ nhưng tỷ lệ đến làm thấp thường đắt hơn kênh ít hồ sơ nhưng người ở lại nhiều. Nếu nhiều người nghỉ sớm, hãy xem Cách giữ chân nhân viên. Chi tiết quy trình sàng lọc nằm ở Tuyển công nhân Nghệ An, còn cách viết tin để tăng tỷ lệ phản hồi nằm ở Cách viết tin tuyển dụng.
5. Câu hỏi thường gặp về chi phí tuyển dụng và bước tiếp theo
Chi phí tuyển dụng bao nhiêu là hợp lý?
Không có con số chung. Hãy so sánh chi phí mỗi người giữa các kênh và các đợt của chính doanh nghiệp bạn, đồng thời so với chi phí khi thiếu người.
Kênh miễn phí có thật sự miễn phí không?
Không hẳn. Bạn vẫn tốn thời gian đăng, trả lời và sàng lọc. Hãy quy đổi thời gian đó ra tiền để so sánh công bằng.
Có nên trả thưởng giới thiệu không?
Có thể, nếu quy định rõ điều kiện (ví dụ người được giới thiệu làm đủ một thời gian). Hãy tính khoản này vào chi phí mỗi người.
Bước tiếp theo: chọn một đợt tuyển sắp tới, điền bảng ngân sách ở trên và ghi lại số liệu thực tế sau đợt. Sau 2–3 đợt, bạn sẽ có dữ liệu để so sánh chi phí tuyển dụng giữa các kênh và điều chỉnh kế hoạch.
