Hồ sơ xin việc gồm những gì phụ thuộc vào từng nơi tuyển, nhưng thường chia làm hai giai đoạn: hồ sơ ứng tuyển ban đầu và hồ sơ khi nhận việc. Ở bước đầu, nhiều nơi chỉ cần CV hoặc thông tin liên hệ. Giấy tờ đầy đủ thường được yêu cầu khi bạn đã được nhận. Bài này giúp bạn biết nên chuẩn bị gì, khi nào nộp và cần cẩn thận điều gì.
1. Phân biệt hồ sơ ứng tuyển ban đầu và hồ sơ khi nhận việc
| Giai đoạn | Thường gồm | Ghi chú |
|---|---|---|
| Ứng tuyển ban đầu | CV hoặc thông tin cá nhân, số điện thoại, vị trí muốn làm | Chưa cần nộp đủ giấy tờ gốc |
| Phỏng vấn | Mang theo CCCD, bằng cấp, chứng chỉ để đối chiếu nếu được yêu cầu | Mang bản chính để xem, không để lại |
| Nhận việc | Bản sao giấy tờ, giấy khám sức khỏe, thông tin ngân hàng nhận lương | Chỉ cung cấp sau khi đã xác minh đơn vị và được nhận |
Có cần nộp đầy đủ giấy tờ ngay khi ứng tuyển không? Thường là không. Hãy hỏi nơi tuyển cần gì ở từng bước, và chỉ gửi những gì được yêu cầu.
CV và hồ sơ xin việc có phải là một không? Không. CV là một tài liệu giới thiệu bản thân và kinh nghiệm. Hồ sơ xin việc là cả bộ gồm CV và các giấy tờ đi kèm. Xem cách viết CV tại bài Cách viết CV xin việc.
2. Những giấy tờ thường được nhà tuyển dụng yêu cầu
- CV hoặc sơ yếu lý lịch
- Căn cước công dân (CCCD)
- Ảnh thẻ
- Bằng cấp, chứng chỉ nghề liên quan đến vị trí (nếu có)
- Giấy khám sức khỏe (nếu nơi tuyển yêu cầu)
- Bằng lái xe với vị trí lái xe, thông tin chứng chỉ riêng với vị trí đặc thù
Đây là danh sách thường gặp, không phải quy định chung cho mọi nơi. Mỗi doanh nghiệp có yêu cầu riêng, nên hãy đọc tin và hỏi trước khi chuẩn bị.
3. Bản sao, xác nhận và khám sức khỏe: Kiểm tra yêu cầu từng nơi
- Bản sao: hỏi nơi tuyển cần bản sao công chứng hay chỉ ảnh chụp, và cần bao nhiêu bản.
- Giấy xác nhận: nếu được yêu cầu xác nhận nơi cư trú hay xác nhận làm việc trước đó, hỏi rõ lý do và thời hạn cần.
- Khám sức khỏe: hỏi nơi tuyển có chỉ định cơ sở khám không, giấy khám có thời hạn bao lâu. Nên khám sau khi được nhận để tránh tốn kém nếu chưa chắc việc.
- Bản chính: không giao bản chính CCCD, bằng cấp, chứng chỉ để nơi tuyển “giữ hộ”. Chỉ đưa bản chính để đối chiếu rồi nhận lại ngay.
Nếu bị yêu cầu đặt cọc hoặc giữ giấy tờ gốc, hãy dừng lại và đọc Cách nhận biết tuyển dụng lừa đảo.
4. Checklist gửi hồ sơ trực tuyến và hồ sơ trực tiếp
Gửi trực tuyến
- Đúng địa chỉ email hoặc kênh nhận hồ sơ chính thức của nơi tuyển
- Đặt tên file rõ ràng, ví dụ CV-HoTen-ViTri
- Không gửi mật khẩu, mã OTP, số tài khoản ngân hàng
- Chỉ gửi ảnh giấy tờ khi đã xác minh đơn vị tuyển dụng
Nộp trực tiếp
- Hồ sơ đựng trong bìa sạch, các giấy tờ xếp theo thứ tự
- Mang bản chính để đối chiếu và bản sao để nộp nếu được yêu cầu
- Xin biên nhận hoặc ghi lại tên người nhận hồ sơ
- Kiểm tra địa chỉ và giờ làm việc trước khi đến
5. Câu hỏi thường gặp về hồ sơ xin việc và bước tiếp theo
Hồ sơ xin việc gồm những gì với người chưa có kinh nghiệm?
Chủ yếu là CV ghi những việc đã làm hoặc kỹ năng, CCCD, ảnh thẻ và bằng cấp nếu liên quan.
Nơi tuyển yêu cầu nộp tiền làm hồ sơ thì sao?
Hãy dừng lại và kiểm tra đơn vị. Thu tiền để được nhận việc là dấu hiệu đáng ngờ.
Bao lâu thì cần cập nhật hồ sơ?
Hãy kiểm tra hạn của giấy khám sức khỏe, chứng chỉ và thông tin liên hệ trước mỗi lần nộp.
Bước tiếp theo: viết hoặc chỉnh CV theo bài Cách viết CV xin việc, rồi xem tin phù hợp tại trang việc làm. Khi đã biết hồ sơ xin việc gồm những gì, bạn có thể nộp nhanh hơn và ít sót giấy tờ hơn.
